Процедурен правилник съгласно § 8, ал. 2 LkSG

I. Създаване и цел на процедурата за оплаквания

Компанията Miele е създала подходяща процедура за оплаквания в съответствие с Раздел 8 на LkSG (Закон за веригите на доставки). Процедурата за оплаквания позволява на физически лица да посочват рискове за човешките права и околната среда, както и нарушения на свързани с човешките права или околната среда задължения, които са възникнали като резултат от икономическите действия на дадена компания в нейната собствена сфера на дейност или в тази на пряк или непряк доставчик.

II. Отговорност и достъпност

Процедурата за оплаквания се извършва при външен доверен адвокат (омбудсман), с когото може да се осъществи връзка, както следва:

Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.

Loebellstraße 4

D - 33602 Bielefeld

Тел: +49 521 557 333 0/Мобилен телефон: +49 151 58230321

Имейл: ombudsmann@thielvonherff.de

Платформа за докладване:: www.report-tvh.com

Начална страница: www.thielvonherff.de

Довереният адвокат действа като независим и автономен адвокат. Той е безпристрастен и не е обект на инструкции от компанията по отношение на третирането на въпроса по същество. Довереният адвокат има задължение за поверителност. Ако е поискано, той трябва да запази конфиденциалността на самоличността на лицето, предоставящо информация.

III. Процедура за оплаквания

Довереният адвокат получава оплакването и ако е необходимо, обсъжда фактите по случая с лицето, което се е позовало на тях. Във всеки случай информаторът получава потвърждение, че оплакването е получено.

Довереният адвокат трябва да провери дали е възможно да има нарушаване на задълженията по смисъла на LkSG или нарушение на други закони или вътрешни правила. Ако има достатъчно индикации за такова нарушение, той трябва да предаде фактите, които са подадени до него, в допустима форма на компанията за разследване, където Отделът по съответствие отговаря за оперативното внедряване. Довереният адвокат не провежда сам разследване, за да не застраши неутралността си.

Компанията трябва да проследи сигнала в съответствие със закона и вътрешните правила и вземайки предвид интересите на всички засегнати страни. Разследването трябва да се извърши бързо и без съществени прекъсвания.

Лицата, засегнати от дадено разследване, трябва да бъдат третирани честно и с уважение. Презумпцията за невинност се прилага за всички засегнати лица. Правото на изслушване трябва да е гарантирано. По тази причина лицата, засегнати от лице, подаващо сигнал за нарушение, се информират възможно най-скоро относно получения сигнал и се уведомяват за правото им на информация и коригиране. Въпреки това, ако има сериозен риск уведомлението да застраши разследването на сигнала, уведомлението може да се отложи до приключване на разследването или докато рискът спре да съществува.

Правната оценка на фактите, които се разследват, и определянето на подходящи мерки за отстраняване и предотвратяване на некоректни бизнес практики се извършват от компанията, която може да се консултира с доверения адвокат за тази цел. Мерките могат да включват например подходящ граждански иск или информиране на дадена институция. Дори ако не са намерени нарушения в конкретен случай, може да са подходящи предложения за промени на работни и бизнес процеси, както и промени на правила за организация и поведение.

Лицето, което подава сигнала, може да получи информация за статуса на случая от Омбудсмана по всяко време. Три месеца след получаване на сигнала той или тя ще получат обратна връзка за мерките по проучване на сигнала. Най-късно след завършване на процеса той или тя ще бъдат информирани за резултата от Омбудсмана, доколкото това е законово допустимо.

IV. Защита на лицето, предоставящо информацията

Лицето, подаващо сигнал за нарушение, по принцип е защитено от дискриминация или дисциплинарни мерки. Няма да се толерира никакво ответно действие, насочено към него. Ако има каквато и да е индикация за отмъщение срещу лицето, подаващо сигнал за нарушение, конфиденциалният съветник трябва да бъде уведомен незабавно.

Ако довереният адвокат е уверил лице, предоставящо информация, че ще му бъде осигурена конфиденциалност, той няма да разкрива името и самоличността му на компанията или на трети страни без неговото съгласие. Ако довереният адвокат трябва да бъде разпитан като свидетел по наказателно, гражданско или друго дело, той ще разкрие името и самоличността на лицето, предоставящо информация, само ако му е позволено в писмена форма да го направи от лицето, предоставящо информацията, и компанията.

Желанието на лицето, предоставящо информация, за защита на неговата или нейната самоличност противоречи на интереса на лицата, засегнати от информацията от обявените факти. По тази причина няма да се толерира и преднамерена злоупотреба с Правилата на процедурата в съответствие с § 8 параграф 2 от LkSG страница 3 относно възможността за подаване на оплаквания и сигнали. Конфиденциалният адвокат трябва да посочи на лицето, подаващо сигнала, по време на първото интервю, че в случай на преднамерена злоупотреба с процедурата за оплаквания неговата или нейната самоличност може да бъде разкрита на компанията.

V. Защита на данните

Съответствието със законовите задължения за съхранение и условията на закона за защита на данните е осигурено от доверения адвокат. Събраните лични данни са ограничени до информацията за самоличността, функцията и информацията за контакт на лицата, предоставящи информацията, и на засегнатите лица, както и до други лични данни, които са абсолютно необходими за обработката на случая. В допълнение се съхраняват само докладвани факти, подробности за обработката, проследяване на доклада и одитни доклади.

Периодът за съхранение на личните данни, регистрирани в рамките на подаване на сигнали и разследвания, е два месеца след завършване на разследванията. Този период се удължава съответно, ако завършването на разследването е последвано от дисциплинарни или законови процедури или други спорове, за които трябва да се използват данните.

Длъжностното лице по защита на данните трябва регулярно да преглежда съответствието на процедурата за оплаквания със законодателството във връзка със защитата на данните.

VI. Ефективност на процедура по обжалване

Ефективността на процедурата за оплаквания се ревизира веднъж годишно и при необходимост, ако например компанията очаква значително променена или значително разширена рискова ситуация в собствената си бизнес среда или при директния си доставчик, например в резултат на представянето на нови продукти, проекти или нова сфера на дейност.